Законодательство Москва Законы Постановления Распоряжения Определения Решения Положения Приказы Все документы Указы Уставы Протесты Представления РАСПОРЯЖЕНИЕ префекта Зеленоградского АО г. Москвы от 19.07.2006 № 780-рп (ред. от 15.12.2008) "О РЕГЛАМЕНТЕ АППАРАТА ПРЕФЕКТА" Официальная публикация в СМИ: В данном виде документ не опубликован. Первоначальный текст документа также не опубликован. ------------------------------------------------------------------ --> примечание. Начало действия редакции - 15.12.2008. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Изменения, внесенные распоряжением префекта Зеленоградского АО г. Москвы от 15.12.2008 № 1039-рп, вступили в силу с 15 декабря 2008 года. ------------------------------------------------------------------ ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ ПРЕФЕКТ ЗЕЛЕНОГРАДСКОГО АДМИНИСТРАТИВНОГО ОКРУГА ГОРОДА МОСКВЫ РАСПОРЯЖЕНИЕ от 19 июля 2006 г. № 780-рп О РЕГЛАМЕНТЕ АППАРАТА ПРЕФЕКТА (в ред. распоряжения префекта Зеленоградского АО г. Москвы от 15.12.2008 № 1039-рп) Во исполнение постановления Правительства Москвы от 21 февраля 2006 года № 112-ПП "О Регламенте Правительства Москвы": 1. Утвердить Регламент аппарата префекта (приложение). 2. Заместителям префекта и другим должностным лицам аппарата префекта руководствоваться требованиями, установленными Регламентом аппарата префекта. 3. Распоряжение префекта от 04.04.2001 № 364-РП "О Регламенте аппарата префекта" считать утратившим силу. 4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя префекта Хурумова А.И. Префект А.Н. Смирнов Приложение к распоряжению префекта Зеленоградского АО г. Москвы от 19 июля 2006 г. № 780-рп РЕГЛАМЕНТ АППАРАТА ПРЕФЕКТА ЗЕЛЕНОГРАДСКОГО АДМИНИСТРАТИВНОГО ОКРУГА ГОРОДА МОСКВЫ (в ред. распоряжения префекта Зеленоградского АО г. Москвы от 15.12.2008 № 1039-рп) 1. Общие положения 1.1. Настоящий документ определяет порядок организационного и документационного обеспечения деятельности аппарата префекта Зеленоградского административного округа города Москвы. 1.2. Руководит деятельностью аппарата префект, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Мэром г. Москвы. Префект - должностное лицо городской администрации, осуществляющее в пределах своих полномочий исполнительно-распорядительную, координирующую и контрольную деятельность на территории Зеленоградского административного округа. Префект осуществляет на территории Зеленоградского административного округа переданные Мэром полномочия городской администрации как юридического лица, имеет гербовую печать. Префект издает по вопросам своей компетенции распоряжения и приказы. Порядок подготовки и выпуска распоряжений и приказов определяется настоящим Регламентом. 1.3. Информация о деятельности префекта Зеленоградского административного округа и его аппарата доводится до сведения жителей округа через средства массовой информации, на встречах руководителей префектуры с населением. 1.4. Ответственность за правильную организацию делопроизводства в аппарате префекта Зеленоградского административного округа возлагается на Управление по организации работы с документами и обращениями граждан. 1.5. В аппарате префекта устанавливается смешанная система делопроизводства, при которой: а) в Управлении по организации работы с документами и обращениями граждан осуществляется: - прием поступающей и отправка исходящей деловой корреспонденции, ее регистрация, а также регистрация заявлений и обращений граждан; - регистрация распорядительных документов вышестоящих организаций; - контроль за подготовкой замечаний и предложений по проектам документов вышестоящих организаций, представляемых префекту на согласование; - формирование дел, их хранение, а также организационно-методическая и координационная работа по этим вопросам в управлениях аппарата префекта и управах районов; - организация приема граждан префектом и его заместителями, контроль и анализ хода исполнения данных по ним поручений; - контроль за рассмотрением телефонных обращений граждан и организаций в СИСП, переданных в различные службы для принятия соответствующих мер; - прием вопросов, поступивших на официальный сайт префектуры; б) в протокольном секторе осуществляется: - выпуск и регистрация распоряжений префекта; - выпуск и регистрация приказов префекта; в) в отделе префекта осуществляется: - организация приема префектом руководителей предприятий и учреждений; г) в Контрольно-организационном управлении осуществляется: - контроль за исполнением распорядительных документов вышестоящих организаций; - контроль за исполнением распоряжений префекта; - подготовка и контроль за исполнением планов работы аппарата префекта; - контроль за исполнением поручений префекта, данных на оперативных совещаниях; - организационно-методическая помощь по этим вопросам управам районов; д) у заместителей префекта и в управлениях аппарата осуществляется регистрация, рассмотрение и контроль за исполнением документов, адресованных непосредственно заместителям префекта или в управления. 1.6. Требования настоящего Регламента распространяются на все служебные документы аппарата префекта несекретного характера и обязательны для всех его сотрудников. 1.7. Нарушение требований данного документа влечет дисциплинарную ответственность сотрудников аппарата префекта. 2. Планирование работы аппарата префекта 2.1. Планирование деятельности аппарата префекта осуществляется поквартально. План работы содержит перечень вопросов, мероприятий, обеспечивающих решение приоритетных задач развития Зеленоградского административного округа, а также реализацию окружных целевых и комплексных программ. С целью подготовки распоряжений префекта по основным вопросам деятельности планы работы предусматривают проведение заседаний окружных коллегий, в повестку дня которых включаются, как правило, два вопроса. 2.2. Ответственность за формирование и реализацию квартального плана работы аппарата префекта возлагается на заместителей префекта, Контрольно-организационное управление. 2.3. За 30 дней до начала планируемого периода Контрольно-организационное управление рассылает всем членам окружной коллегии, руководителям структурных подразделений, находящихся в непосредственном подчинении префекта, напоминание о необходимости представления предложений в план работы аппарата префекта на предстоящий квартал и на заседания двух первых коллегий последующего квартала. 2.4. Предложения в план работы аппарата префекта направляются начальнику Контрольно-организационного управления за подписью заместителя префекта, главы управы района за 20 дней до начала планируемого периода. 2.5. Проект плана работы аппарата префекта в обобщенном виде с визами заместителей префекта и глав управ районов представляется Контрольно-организационным управлением на рассмотрение префекту не позже чем за 7 дней до начала планируемого периода. План работы аппарата префекта утверждается распоряжением префекта. 2.6. Каждым управлением или самостоятельным структурным подразделением составляется свой перечень основных задач и мероприятий на год, который подписывается начальником управления (подразделения) и утверждается заместителем префекта. 2.7. Контроль за выполнением плана работы аппарата префекта осуществляется заместителями префекта в соответствии с распределением обязанностей. Общий контроль за выполнением квартальных планов работы осуществляет Контрольно-организационное управление. 3. Порядок подготовки и оформления распорядительных документов (распоряжений и приказов префекта) 3.1. Общие положения В целях осуществления функций, возложенных на префекта округа, он вправе в пределах своей компетенции издавать следующие правовые акты: - распоряжения; - приказы. Распоряжение - письменный акт управления, издаваемый единолично префектом в пределах предоставленной ему компетенции, имеющий властный характер и обязательную силу для субъектов, которым он адресован. Распоряжения издаются префектом, как правило, в соответствии с планом работы аппарата префекта, решениями вышестоящих органов управления, по инициативе заместителей префекта для решения ключевых вопросов жизнедеятельности административного округа и вопросов, требующих оперативного вмешательства и решения. По наиболее важным вопросам распоряжения издаются после предварительного обсуждения вопроса на заседании окружной коллегии с учетом высказанных на заседании коллегии предложений и замечаний. Приказ - распорядительный акт, издаваемый единолично префектом, по вопросам внутренней организации деятельности аппарата префекта. 3.2. Порядок подготовки распоряжений 3.2.1. Ответственность за подготовку распоряжений несут: заместители префекта, руководитель аппарата префекта, главы управ районов и руководители структурных подразделений, находящихся в непосредственном подчинении префекту, в соответствии с их компетенцией. 3.2.2. Подготовка проекта распоряжения префекта осуществляется подразделением аппарата префекта либо непосредственно заместителями префекта в соответствии с их компетенцией. 3.2.3. Проекты распоряжений по вопросам, выносимым на рассмотрение окружной коллегии, вносятся в соответствии с планом работы аппарата префекта заместителями префекта, руководителем аппарата префекта и руководителями структурных подразделений, находящихся в непосредственном подчинении префекта. Вынесение на рассмотрение коллегии внеплановых вопросов осуществляется после предварительного согласования с префектом. 3.2.4. Не допускается издание повторных распоряжений, если не выполнены ранее принятые распорядительные акты по этим вопросам, кроме тех случаев, когда принятие нового распоряжения продиктовано изменением обстоятельства. В этом случае в констатирующей части проекта распоряжения дается указание на причины, побудившие к изданию этого документа, а в тексте делается отметка о признании утратившим силу ранее принятого документа. 3.3. Правила оформления распоряжений 3.3.1. В распоряжении должны быть указаны: - точные (несокращенные) наименования организаций-исполнителей и фамилии их руководителей. При необходимости употребления в тексте сокращенного наименования организации в тексте после полного наименования (в скобках) должна быть произведена отметка следующего содержания: "далее по тексту..." и указано сокращенное наименование организации; - конкретные поручения и сроки их выполнения с указанием ответственного исполнителя; - поручение о возложении контроля за выполнением распоряжения; - указание о снятии с контроля выполненных документов. 3.3.2. В проектах распоряжений о ходе выполнения ранее принятых распорядительных актов (делается ссылка на номер и дату) в случае невыполнения содержащихся в них поручений указываются причины срыва заданий, лица, виновные в этом, предложения о принятии к виновным мер дисциплинарной ответственности, депремировании или снижении размера премии за соответствующий период; указываются новые сроки выполнения поручений. 3.3.3. Оформляются распоряжения на бланках установленного образца. 3.3.4. Заголовок к тексту распоряжения должен быть кратким и соответствовать содержанию документа; заголовок начинается с предлога "О" или "Об" (о чем распоряжение). 3.3.5. Текст распоряжения содержит, как правило, констатирующую и распорядительную части. Если содержание документа не нуждается в пояснении, констатирующая часть может отсутствовать. Текст распорядительной части документа излагается от первого лица и начинается словами: "В целях...", "В связи...", "В соответствии...", "Во исполнение..." и т.п. Распорядительная часть состоит из пунктов. Каждый пункт начинается с предписываемого действия, выраженного глаголом неопределенной формы (обязать, указать, предоставить, утвердить и т.п.), затем указывается исполнитель (наименование организации, должность, Ф.И.О. исполнителя). Для детализации предписываемых действий текст может делиться на подпункты. Пункты распоряжений группируются по их значимости (от наиболее существенных вопросов к второстепенным) или в последовательности развития темы документа. 3.3.6. В экземпляре проекта распоряжения, представляемого на подпись префекту, исполнитель оформляет оборотную сторону последнего листа распоряжения как лист согласований с указанием рассылки документа. 3.3.7. В тексте жирным шрифтом выделяются: - наименования органов исполнительной власти города Москвы (организаций) и фамилии должностных лиц, которым даются поручения; - сроки исполнения; - цифры по тексту; - фамилия должностного лица, на которое возложен контроль за выполнением распоряжения; - должность и фамилия лица, подписывающего распоряжение. 3.3.8. Приложения. Приложение к распоряжению является неотъемлемой частью распорядительного документа. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Знак номера (N) перед порядковыми номерами приложений не ставится. Нумерация страниц приложений производится отдельно от нумерации страниц текста проекта. Каждое приложение имеет самостоятельную нумерацию страниц, начинающуюся со второй страницы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа (как при вертикальном, так и при горизонтальном расположении текста). Название приложения должно соответствовать названию, приведенному в тексте распоряжения. 3.4. Порядок согласования распоряжений префекта 3.4.1. Проект распоряжения должен быть согласован ответственным исполнителем: - с заместителями префекта, руководителями самостоятельных структурных подразделений, в компетенцию которых входит данный вопрос; - с руководителями организаций, главами управ районов и заместителями префекта, указанными в тексте документа в качестве исполнителей; - с юридическим отделом; - с Контрольно-организационным управлением; - все распорядительные акты, касающиеся вопросов выделения финансовых средств, должны быть согласованы с главным бухгалтером, а по вопросам выделения средств из целевого бюджетного фонда - с главным бухгалтером и с начальником Управления экономики и перспективного развития. 3.4.2. Срок рассмотрения проектов распорядительных документов, представленных на согласование, не должен превышать 3 календарных дней с момента поступления проекта в соответствующую организацию, управу района, структурное подразделение аппарата префекта, а также к заместителю префекта, если иной срок не установлен префектом. В случае непредставления исполнителю согласующей организацией, заместителем префекта, главой управы района, структурным подразделением проекта документа в указанный срок проект считается согласованным в предложенной редакции. В этом случае на листе согласования делается отметка о сроке направления документа на согласование и факт непредставления ответа в 3-дневный срок. 3.4.3. Согласование осуществляется путем визирования на листе согласований. При этом указывается наименование соответствующей согласующей организации, должность и фамилия должностного лица, согласующего проект, дата согласования. Ответственность за своевременную рассылку проекта документа на согласование несет исполнитель, подготовивший проект. При наличии приложений к проекту документа исполнитель визирует каждый лист приложения. 3.4.4. Замечания или разногласия согласующих лиц, не учтенные исполнителем, излагаются на отдельном листе (лист разногласий), а на листе согласования ставится при этом подпись и делается отметка "с замечаниями" или "с разногласиями". В этом случае исполнитель в листе разногласий излагает свое мнение по сути внесенных замечаний или разногласий, а окончательное решение по содержанию документа принимает префект. 3.4.5. Внесение в проект незначительных, не меняющих сути документа изменений, не влечет за собой повторного визирования. При появлении замечаний, имеющих принципиальное значение, ответственный исполнитель должен заново согласовать документ. 3.4.6. Обеспечение качества составления и оформления проектов распорядительных документов, ответственность за точность их содержания и правильность согласования, а также соответствие внесенных изменений и дополнений в проект замечаниям согласующих лиц возлагается на заместителя префекта, руководителя структурного подразделения, находящегося в непосредственном подчинении префекту, представившего проект на утверждение. 3.5. Порядок представления для рассмотрения распоряжений 3.5.1. Контроль за качеством проектов распоряжений по вопросам, выносимым на рассмотрение окружной коллегии, а также принимаемым в рабочем порядке, осуществляет Контрольно-организационное управление и юридический отдел. 3.5.2. Проекты распоряжений вместе с листом разногласий по вопросам, выносимым на рассмотрение окружной коллегии, представляются в протокольный сектор не позднее чем за 4 дня до даты заседания коллегии. Вместе с проектом распоряжения исполнителем представляется необходимый справочный материал. 3.5.3. Исполнитель, ответственный за подготовку вопроса, рассматриваемого на заседании коллегии, представляет префекту для ознакомления все информационно-справочные материалы не позднее чем за 4 дня до заседания коллегии. 3.5.4. Протокольный сектор не позднее чем за 3 дня до заседания окружной коллегии обеспечивает подготовку, а Управление по организации работы с документами рассылку повестки заседания предстоящей окружной коллегии и проектов распоряжений с приложениями и поясняющим материалом всем членам коллегии. 3.6. Доработка проектов распоряжений 3.6.1. По вопросам, рассмотренным на заседании коллегии, проекты распоряжений дорабатываются исполнителем с учетом высказанных на заседании замечаний и предложений в срок не более 10 дней, если иной срок не установлен префектом. 3.6.2. Ответственным за доработку проекта распоряжения является заместитель префекта, руководитель структурного подразделения, находящегося в непосредственном подчинении префекта, внесший проект на рассмотрение. 3.6.3. Распоряжение префекта после его доработки представляется исполнителем в протокольный сектор для передачи на подпись префекту и последующего оформления и рассылки. Протокольный сектор и Контрольно-организационное управление осуществляют контроль за соответствием подготовленного распоряжения протоколу заседания коллегии. 3.7. Подписание распоряжения 3.7.1. Распоряжения префекта подписывает префект или лицо, официально его замещающее на момент подписания документа. 3.7.2. Проекты распоряжений представляются на подпись префекту протокольным сектором. 3.7.3. В реквизите "подпись" указывается должность лица, подписавшего документ: "Префект" или "И.о. префекта", - и далее указываются инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего документ. 3.8. Регистрация и рассылка распоряжений 3.8.1. Распоряжения после их подписания сдаются непосредственно в протокольный сектор, в котором они оформляются и рассылаются согласно списку рассылки в 3-дневный срок. Ответственность за составление списка рассылки несет ответственный исполнитель по документу. 3.8.2. Внесение каких-либо исправлений в подписанный распорядительный акт не допускается. 3.8.3. Регистрация распоряжений ведется в течение года в порядке возрастания номеров с указанием индексов автора и вида документа в соответствии с классификаторами. 3.8.4. Датой указанных видов документов является дата их подписания и регистрации или дата рассмотрения на заседании окружной коллегии. 3.8.5. После подписания документы тиражируются в соответствии со списком рассылки. Копирование осуществляется со второго экземпляра представленного на подпись распоряжения. Каждый экземпляр рассылаемого документа должен быть заверен штампом "Протокольный сектор", а также штампом "Копия верна" и подписью работника протокольного сектора, ответственного за рассылку документов. 3.8.6. В случае обнаружения неточностей в разосланном распоряжении ответственный исполнитель представляет на подпись префекта текст с внесенными исправлениями, новый текст подписывается префектом. В этом случае распоряжение подлежит регистрации за прежним номером и с прежней датой, в правом верхнем углу документа исполнителем (машинописно) делается отметка "Взамен разосланного". Рассылка документа производится протокольным сектором в соответствии с прежней рассылкой. 3.8.7. Подписанные распоряжения, оформленные в установленном порядке, вместе с листом рассылки передаются в Управление по организации работы с документами для осуществления рассылки адресатам. 3.8.8. Управление по организации работы с документами обеспечивает рассылку полученных распорядительных актов в течение суток с момента поступления документов. Время поступления распорядительного акта для рассылки в Управление по организации работы с документами указывается на листе рассылки. 3.9. Порядок подготовки, подписания и вступления в силу приказов префекта Приказ - распорядительный документ, обязательный для исполнения всеми сотрудниками префектуры. Подписывается префектом или лицом, на которое в установленном порядке возложено исполнение обязанностей префекта. Приказы могут быть отменены или приостановлены префектом. Приказы префекта вступают в силу со дня их подписания и регистрации, если иное не предусмотрено в тексте самого приказа. 3.9.1. Правила оформления приказа: а) проект приказа оформляется на бланке "Приказ" префекта; б) заголовок к тексту. Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать содержанию документа. Заголовок начинается с предлога "О" или "Об" (о чем приказ). Заголовок приказа о внесении изменений и дополнений в ранее принятый (изданный) приказ оформляется следующим образом: "О внесении изменений и дополнений в (далее указывается дата, регистрационный номер)", например: "О внесении изменений и дополнений в приказ префекта от 11.07.2005 № 194-пп"; в) текст документа. должен быть предельно кратким, суть документа должна быть изложена четко и исключать возможность двоякого толкования. В тексте приказа возможно применение только общепринятых или официально установленных сокращений. При использовании сокращений необходимо соблюдать единообразие в пределах одного документа; г) структура текста. Текст приказа содержит, как правило, мотивировочную и распорядительную части. Если содержание документа не нуждается в пояснении, мотивировочная часть может отсутствовать. Констатирующая часть должна быть изложена кратко. Текст приказа начинается словами: "В целях...", "В связи...", "В соответствии...", "Во исполнение..." и т.д. Затем в повелительной форме указывается, кому какие действия предписывается выполнить и в какие сроки. Распорядительная часть приказа может состоять из пунктов. Каждый пункт начинается с предписываемого действия, выраженного глаголом неопределенной формы (обязать, указать, предоставить, утвердить и т.п.), затем указывается исполнитель. Для детализации предписываемых действий текст может делиться на подпункты. Оформлять подпункты в пределах одного пункта документа следует, если их количество не менее двух. В конце каждого подпункта ставится точка. Пункты приказа группируются по их значимости (от наиболее существенных вопросов к второстепенным) или в последовательности развития темы документа. В тексте жирным шрифтом выделяются: - наименования органов исполнительной власти города Москвы (организаций) и фамилии должностных лиц, которым даются поручения; - сроки исполнения; - цифры по тексту; - фамилия должностного лица, на которое возложен контроль за выполнением приказа; - должность и фамилия лица, подписывающего приказ. 3.9.2. Приложение. Приложение к приказу является неотъемлемой частью распорядительного документа. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Знак номера (N) перед порядковыми номерами приложений не ставится. Нумерация страниц приложений производится отдельно от нумерации страниц текста проекта. Каждое приложение имеет самостоятельную нумерацию страниц, начинающуюся со второй страницы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа (как при вертикальном, так и при горизонтальном расположении текста). Название приложения должно соответствовать названию, приведенному в тексте приказа. 3.9.3. Согласование и рассылка. Перед представлением проекта приказа в протокольный сектор на подпись префекту исполнитель оформляет оборотную сторону последнего листа как лист согласований с указанием рассылки документа. На листе согласования приказов располагаются подписи: - ответственного исполнителя кадровой службы; - начальника юридического отдела. При наличии необходимых подписей и виз на заявлении или служебной записке визы руководителей соответствующих структурных подразделений и заместителей префекта на приказе не ставятся. Организация рассылки приказов осуществляется протокольным сектором через Управление по организации работы с документами. 4. Организация работы окружной коллегии 4.1. Окружная коллегия - постоянно действующий совещательный орган при префекте Зеленоградского административного округа. Окружная коллегия проводит свои заседания, как правило, 1 раз в неделю. Заседания проводятся в пятницу, начало заседаний - 10 часов 30 минут. 4.2. Вопросы на заседание коллегии вносятся членами коллегии в соответствии с планом работы аппарата префекта. Внеплановые вопросы и другие изменения в плане работы коллегии вносятся членами коллегии только после предварительного согласования с префектом через Контрольно-организационное управление. В случае если запланированный вопрос не может быть своевременно подготовлен и требует дополнительной проработки, ответственный исполнитель не позднее чем за 10 дней служебной запиской на имя префекта обращается с просьбой о снятии вопроса с рассмотрения на коллегии или переносе его на другой срок. Одновременно ответственным исполнителем вносится предложение о рассмотрении на заседании коллегии другого вопроса взамен снимаемого, согласованное с ответственным исполнителем предлагаемого вопроса. Внесение вопросов и подготовка материалов осуществляются в соответствии с настоящим Регламентом. 4.3. В заседании коллегии принимают участие постоянные и приглашенные участники. Заседания коллегии проводятся под председательством префекта, а в случае его отсутствия - лица, официально его замещающего. Состав постоянных участников окружной коллегии определяет префект. Состав приглашенных участников окружной коллегии при подготовке каждого конкретного вопроса предлагается заместителем префекта, главой управы района, руководителем самостоятельного структурного подразделения префектуры, ответственных за подготовку вопроса на рассмотрение коллегии, и согласовывается с префектом. 4.4. Список приглашенных на заседание коллегии лиц должен содержать следующие сведения: 1) фамилия, имя, отчество приглашенного; 2) должность и место работы; 3) отметка о факте присутствия на коллегии. Никакие сокращения в списке приглашенных не допускаются. 4.5. Предложения по формулировке вопроса докладчику, содокладчику, выступающим и список приглашенных на заседание коллегии представляются в протокольный сектор ответственным за подготовку вопроса за 7 дней до заседания коллегии. Протокольным сектором утверждаются у префекта повестка дня, порядок проведения заседания коллегии и списки приглашенных. 4.6. В случае использования технических средств (видео, аудио) при обсуждении вопроса на заседании коллегии необходимые материалы представляются в протокольный сектор ответственным за подготовку вопроса, как правило, за 3 дня до заседания коллегии. (п. 4.6 в ред. распоряжения префекта Зеленоградского АО г. Москвы от 15.12.2008 № 1039-рп) 4.7. Оповещение постоянных участников окружной коллегии о времени, месте и повестке дня окружной коллегии производится протокольным сектором одновременно с рассылкой проектов документов. 4.8. Оповещение приглашенных участников коллегии и их регистрация перед началом заседания коллегии обеспечивается лицами, внесшими вопрос на рассмотрение коллегии. 4.9. Порядок проведения заседаний. 4.9.1. Заседание окружной коллегии начинается с проверки кворума. Решение о проведении или отмене заседания коллегии в зависимости от числа присутствующих принимает префект либо лицо, официально его замещающее. 4.9.2. Перед началом заседания коллегии префект оглашает повестку дня заседания и определяет регламент выступлений (доклад - до 15 мин., содоклад - до 7 мин., выступления - до 5 мин.). 4.9.3. Список докладчиков и выступающих определяется заранее лицом, внесшим на рассмотрение коллегии вопрос, и указывается в повестке дня. 4.9.4. Каждому докладчику и выступающему слово предоставляется префектом. 4.9.5. После доклада или содоклада (в соответствии с регламентом, определенным в начале заседания) члены коллегии и лица, приглашенные на рассмотрение вопроса, могут задать вопросы. 4.9.6. После ответов на вопросы слово предоставляется выступающим и затем начинаются прения, в ходе которых члены коллегии могут высказать свое мнение по обсуждаемому вопросу и обратить внимание на замечания, данные ими при подготовке проекта распоряжения и не учтенные исполнителем. Слово для выступлений в прениях предоставляется префектом. 4.9.7. После прений префект делает свое заключение по рассматриваемому вопросу и либо подписывает распоряжение в предложенной редакции, либо направляет представленный проект распоряжения на доработку с указанием конкретных замечаний, подлежащих устранению, определяет срок устранения этих замечаний и необходимость повторного согласования документа с заинтересованными службами, либо признает вопрос неподготовленным и переносит рассмотрение вопроса на другое заседание коллегии. 4.10. Доработанный в соответствии с п. 3.6 настоящего Регламента и с учетом замечаний, высказанных в ходе обсуждения вопроса на коллегии, проект распоряжения представляется на подпись префекту. 5. Исполнение и контроль исполнения распорядительных документов вышестоящих органов власти и префекта 5.1. Общие положения 5.1.1. В аппарате префекта подлежат исполнению: - распорядительные документы Мэра и Правительства Москвы, в которых содержатся поручения префекту Зеленоградского административного округа; - распорядительные документы Мэра и Правительства Москвы, контроль исполнения которых возложен на префекта; - поручения Мэра и его заместителей, зафиксированные в протоколах заседаний и совещаний; - распорядительные акты префекта; - поручения префекта, содержащиеся в протоколах заседаний и совещаний; - поручения заместителей префекта и руководителя аппарата префектуры. 5.1.2. Исполнение предполагает разработку мер, направленных на осуществление и проведение в жизнь поручений должностных лиц исполнительной власти. Ответственность за качественное и своевременное исполнение указанных документов и поручений, как содержащихся в них, так и данных по их исполнению, возлагается на заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры, руководителей структурных подразделений, непосредственно подчиненных префекту, в соответствии с распределением обязанностей. 5.2. Организация контроля исполнения 5.2.1. В целях обеспечения высокой эффективности управления на основе систематической проверки хода исполнения поручений и принятия своевременных мер по их выполнению в определенные сроки устанавливается контроль исполнения поручений. 5.2.2. Контроль исполнения включает в себя контроль за своевременным (сроки исполнения) и качественным (полнота и точность ответов) исполнением документов и поручений, обобщение результатов исполнения и информирование об этом руководства. 5.2.3. Контроль исполнения распорядительных документов Мэра и Правительства Москвы возлагается на то должностное лицо, которому в резолюции префекта поручено его исполнение. Контроль исполнения распорядительного документа префекта, как правило, возлагается на то должностное лицо, которому это поручено и зафиксировано в самом документе. Контрольно-аналитическую деятельность по исполнению вышеназванных распорядительных документов осуществляет Контрольно-организационное управление. 5.2.4. На Контрольно-организационное управление возлагается: - методическое руководство по вопросам организации контроля за ходом выполнения распорядительных документов Мэра и Правительства Москвы; - контроль за исполнением распорядительных документов Мэра и Правительства Москвы в части выполнения поручений, данных префекту, и резолюций префекта по исполнению этих поручений; - контроль за исполнением поручений Мэра Москвы и его заместителей, зафиксированных в протоколах оперативных, тематических, выездных совещаний; - контроль за исполнением распоряжений префекта; - контроль за исполнением утвержденных планов работы аппарата префекта; - контроль за исполнением поручений префекта, данных на оперативных совещаниях; - контроль за исполнением поручений префекта, зафиксированных в протоколах встреч с жителями округа или трудовыми коллективами. 5.3. Сроки исполнения распорядительных документов и поручений 5.3.1. Сроки исполнения распорядительных документов Мэра и Правительства Москвы, префекта указываются в тексте самого документа. Если конкретный срок в распорядительном акте не указан, то содержащиеся в акте поручения должны быть исполнены в месячный срок. При указании времени исполнения поручений в днях отсчет ведется с даты подписания документа. Срок исполнения документа в целом определяется по сроку исполнения поручения, являющегося последним в числе мероприятий и поручений, предусмотренных распорядительным документом. Срок исполнения протокольного поручения с оперативного совещания определен, как правило, в самом протоколе и исчисляется с даты проведения совещания. Если срок исполнения поручений в протоколе не определен, то куратор протокола (сотрудник Контрольно-организационного управления) определяет срок представления справки о ходе выполнения поручения и указывает его в талоне отчета или запросе, направляемом исполнителю, - в трехдневный срок. Решение о продлении срока исполнения поручений по протоколу совещания или снятие его с контроля принимается префектом. 5.3.2. Продление сроков исполнения: - отдельного поручения, содержащегося в распорядительном документе Мэра и Правительства Москвы, может осуществляется в рамках срока по последнему пункту распорядительного документа должностным лицом, осуществляющим контроль за выполнением документа в целом, на основании документа, обосновывающего причины невыполнения поручения, меры по их устранению и предложения о новом сроке исполнения данного поручения; - в случае, когда распорядительный документ не выполнен в целом в установленный срок, то должностное лицо, на которое возложен контроль за выполнением распорядительного документа, направляет на имя Мэра Москвы записку с указанием причин невыполнения распорядительного документа, мер, принятых по их устранению, и предложением о новом сроке его выполнения. Решение о продлении срока исполнения распорядительного документа принимается соответственно Мэром Москвы или должностным лицом, подписавшим документ; - поручений, содержащихся в распорядительных актах префекта, осуществляется префектом или лицом, официально его замещающим, на основании справки должностного лица, на которое возложено исполнение данного поручения. В этом случае ответственным исполнителем не позднее чем за 5 календарных дней до истечения установленного срока в адрес префекта направляется служебная записка (письмо) с просьбой о продлении срока исполнения поручения с соответствующим обоснованием этой необходимости. О принятом решении по служебной записке исполнитель ставит в известность Контрольно-организационное управление. Продление сроков исполнения документов и снятие с контроля иных документов и поручений осуществляются руководителем, подписавшим документ или давшим поручение. 5.3.3. Основанием для снятия распорядительного документа с контроля является: - его выполнение; - принятие нового распорядительного документа, отменяющего действие прежнего. 5.4. Порядок осуществления контроля распорядительных документов 5.4.1. Исполнение документа осуществляется в соответствии с поручениями должностных лиц исполнительной власти города, содержащимися в распорядительных документах, протоколах, резолюциях. Если в резолюции в качестве исполнителя указаны несколько лиц и не определен ответственный исполнитель, ответственным за подготовку обобщенной информации является лицо, указанное первым (далее - ответственный исполнитель). Соисполнители не позднее чем за 5 дней до истечения срока исполнения документа обязаны представить ответственному исполнителю справки для обобщения и составления отчета. Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественную и своевременную подготовку проектов документов. Ответственный исполнитель обобщает полученную информацию и представляет должностному лицу, давшему поручение, справку (информацию) по исполнению резолюции (поручения) с указанием мнения соисполнителей. 5.4.2. Решение о внесении распорядительного документа в базу данных "Контроль распорядительных документов" принимает начальник Контрольно-организационного управления префектуры. Постановка на контроль распорядительного документа в целом и его отдельных пунктов (поручений) осуществляется путем внесения Контрольно-организационным управлением распорядительных документов Мэра Москвы, Правительства Москвы и префекта в указанную базу данных. Сроки исполнения распорядительного документа в целом и его отдельных пунктов вносятся в базу данных исходя из сроков, установленных в распорядительном документе, и требований настоящего Регламента. 5.4.2.1. Контрольная деятельность осуществляется с использованием информационной системы и традиционными методами (представление справок, отчетов и т.д.). Структурные подразделения Аппарата Мэра и Правительства Москвы, осуществляющие контрольно-аналитические функции, до истечения установленного срока исполнения направляют исполнителям уведомления, напоминания о представлении отчетов по исполнению поручений, сроки исполнения которых истекают в предстоящий период. Допускается запрашивать информацию о ходе исполнения распорядительного документа или поручения до истечения контрольного срока в порядке упреждающего контроля. 5.4.2.2. Контрольное управление Мэра и Правительства Москвы в порядке контроля за распорядительными документами за месяц до истечения срока направляет: - члену Правительства Москвы (префекту), осуществляющему контроль за ходом выполнения распорядительного документа в целом, отчет об исполнении поручения, ответ на который в соответствии с резолюцией префекта готовит ответственный исполнитель по данному документу; отчет об исполнении поручения за подписью префекта направляется в Контрольное управление Мэра и Правительства Москвы; - руководителю органа исполнительной власти (префекту), являющемуся исполнителем поручений, уведомление об истечении срока исполнения поручения, информация о ходе выполнения поручения готовится и направляется в адрес члена Правительства Москвы, осуществляющего функции контроля за ходом исполнения распорядительного документа в целом, ответственным исполнителем данного документа за своей подписью. В случае если поручение не выполнено, в информации указываются причины невыполнения, предлагаемые или принятые меры по устранению невыполнения поручения, окончательный срок выполнения поручения. Исполнители обязаны представить информацию о выполнении поручений, зафиксированных в распорядительных документах и резолюциях должностных лиц, в Аппарат Мэра и Правительства Москвы не позднее следующего дня после окончания контрольного срока. 5.4.2.3. В случае если распорядительный документ Мэра Москвы и Правительства Москвы не выполнен в целом в установленные сроки, то должностное лицо, на которое возложен контроль и координация деятельности за выполнением распорядительного документа, направляет на имя Мэра Москвы записку (справку) с указанием причин невыполнения распорядительного документа, мер, принятых по их устранению, и предложением об изменении сроков выполнения документа. 5.4.2.4. Контрольно-организационное управление, как правило, не позднее 10 дней до окончания контрольного срока направляет исполнителю конкретного поручения распорядительного документа напоминание в виде талона-отчета об исполнении поручения установленного образца (по документам вышестоящих органов власти и распоряжений префекта). Исполнители обязаны представить отчет о выполнении распорядительных документов в Контрольно-организационное управление не позже трех дней после окончания контрольного срока. Отчет о выполнении может быть представлен досрочно. 5.4.3. При необходимости Контрольно-организационное управление представляет должностному лицу, ответственному за контроль исполнения распорядительного документа префекта, промежуточную информацию о ходе его выполнения. 5.4.4. Контрольно-организационное управление после получения отчета от исполнителя: - анализирует полученную информацию; - готовит проект резолюции префекта о снятии с контроля поручения (в случае его выполнения), о продлении сроков исполнения (если есть веское обоснование); - осуществляет ведение баз данных; - обеспечивает систематическую подготовку и представление префекту сводных отчетов об исполнительской дисциплине. 5.4.4.1. Для направления в "дело" распорядительного документа Мэрии, находящегося на контроле, ответственный исполнитель готовит служебную записку на имя префекта о выполнении данного документа и направляет в Контрольно-организационное управление. Распорядительные документы Мэрии, не содержащие поручений (для сведения, ознакомления или руководства), направляются в дело начальником Управления организационно-методического обеспечения работы с документами. 5.4.4.2. Распоряжение префекта снимается с контроля его же распоряжением или лица, официально его замещающего. Для этого Контрольно-организационное управление, обобщив материалы ответственных за контроль исполнения распорядительных документов, по итогам полугодия готовит проект распоряжения о снятии с контроля исполненных документов. 5.4.4.3. При выпуске нового распоряжения по вопросу, ранее поставленному на контроль, в тексте распорядительного акта в обязательном порядке делается отметка о снятии с контроля ранее вышедшего акта. 6. Организация и проведение совещаний и мероприятий, проводимых префектом, заместителями префекта 6.1. Префект, заместители префекта, руководитель аппарата могут проводить совещания по вопросам, находящимся в их компетенции, с руководителями структурных подразделений аппарата префекта, специалистами, организациями и службами округа по мере необходимости, а с главами управ районов - в дни, установленные соответствующим распоряжением префекта. 6.2. Постоянно действующими являются совещания, проводимые префектом: - с руководителями окружных структур, городских служб и организаций; - с Советом директоров. 6.2.1. Оперативное совещание с руководителями окружных структур, городских служб и организаций проводится, как правило, еженедельно по пятницам в 9 часов. Ответственным за организацию и подготовку совещания является Контрольно-организационное управление, которое обеспечивает регистрацию участников совещания, а также ведение протокола и контроль за исполнением поручений. 6.2.2. Совещание с Советом директоров, как правило, проводится один раз в две недели. Ответственным за организацию и проведение совещания является отдел науки и промышленной политики, который обеспечивает явку руководителей, приглашенных на совещание, и ведение протокола. Повестка дня совещания согласовывается с префектом заранее. 6.3. Прочие производственные совещания проводятся по мере необходимости. Ответственность за подготовку и проведение этих совещаний возлагается на заместителя префекта (управление), в компетенцию которого входит вопрос, выносимый на совещание. Приглашение на совещание осуществляется организатором совещания телефонограммой не позднее чем за двое суток до дня проведения совещания. 6.3.1. В трехдневный срок после проведения совещания ответственным составляется протокол совещания с отражением конкретных поручений, данных на этом совещании, исполнителей поручений и срока их исполнения. Протокол подписывается лицом, ведшим протокол, и представляется на утверждение руководителю, созвавшему совещание. Рассылка протокола осуществляется всем лицам, принимавшим участие в совещании, и исполнителям конкретных поручений в трехдневный срок с момента утверждения протокола. 6.3.2. Контроль за исполнением поручений, данных на совещании, осуществляется структурным подразделением аппарата префекта, ответственным за организацию и проведение данного совещания. 6.4. На основании соответствующих поручений Мэра и Правительства Москвы регулярно, как правило, один раз в месяц префект проводит следующие мероприятия: - встречи с населением (типовой регламент подготовки и проведения встреч утвержден префектом); - заседание Координационного совета префектуры, управ районов и органов местного самоуправления (Положение о Совете и его состав утверждены распоряжением префекта). Ответственным за организацию подготовки и проведения этих мероприятий является Контрольно-организационное управление. 6.5. Встречи префекта с представителями профсоюзных организаций, действующих на территории административного округа, по согласованию с ними проводятся один - два раза в месяц. Ответственным за организацию подготовки и проведения этих встреч является Контрольно-организационное управление. 7. Организация работы со служебными документами и обращениями граждан В аппарате префектуры Зеленоградского административного округа Москвы установлена смешанная система делопроизводства, предусматривающая централизованную работу с документами должностных лиц префектуры и децентрализованную - с документами структурных подразделений аппарата префектуры. 7.1. Прием, первичная обработка, доставка и отправка документов. 7.1.1. Прием и отправка служебных документов и обращений граждан, адресованных префекту и заместителям префекта, осуществляется следующими способами: - фельдъегерской службой (в соответствии с графиком маршрутов); - через почтовое отделение; - нарочными, курьерами; - лично гражданами (через окно приема почты); - с использованием гостевой книги "Ваш вопрос к власти" официального сервера префектуры; - с использованием пейджинговой связи (для обращений граждан); - с использованием телеграфной связи. 7.1.2. Прием и почтовая отправка документов в аппарате префектуры производится централизованно, за исключением факсимильной, телефонной связи и электронной почты. Документы, переданные (полученные) с использованием факсимильной связи, электронной почты и с официального сервера префектуры сети Интернет без использования в установленном порядке технологии электронной цифровой подписи, не имеют юридической силы, поэтому указанные способы не могут быть использованы для передачи документов, требующих удостоверения подлинности документа. Допускается применение факсимильной связи и электронной почты для приема и отправки документов, не требующих централизованной регистрации. Прием и отправка телефонограмм, адресованных префекту и заместителям префекта или подписанных ими, производится структурными подразделениями аппарата префектуры, обеспечивающими их деятельность, в соответствии с компетенцией. 7.1.3. Прием, первичная обработка и почтовая отправка корреспонденции осуществляются Управлением по организации работы с документами и обращениями граждан. 7.1.3.1. Служебные документы и обращения граждан, лично передаваемые в Управление по организации работы с документами и обращениями граждан, принимаются только при вскрытых конвертах. При приеме от нарочных служебных документов в разносной книге отправителя ставится штамп префектуры, дата и подпись сотрудника подразделения, принявшего документ, на копии документа - штамп аппарата префектуры с указанием даты приема. 7.1.3.2. При приеме обращений от граждан при наличии копии обращения на ней по просьбе гражданина ставится штамп аппарата префектуры с указанием даты поступления документа. 7.1.3.3. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Аппарата Мэра и Правительства Москвы, других подразделений Правительства Москвы и в связи с чрезвычайными ситуациями, принимается дежурными приемной префекта с последующей передачей в Управление по организации работы с документами и обращениями граждан. Указанная корреспонденция передается в Управление по организации работы с документами и обращениями граждан для ее обработки не позднее 9.30 следующего рабочего дня. 7.1.3.4. При приеме корреспонденции проверяется правильность адресования и целостность упаковок. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с пояснением причины возврата не позднее трех рабочих дней с момента получения. 7.1.3.5. Все конверты с поступившими в аппарат префектуры документами вскрываются. 7.1.3.6. При вскрытии конвертов со служебными документами проверяется наличие документов, указанных в них приложений, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.). В случае обнаружения недостачи либо отсутствия необходимых реквизитов служебные документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата. 7.1.3.7. На всех документах и обращениях граждан, поступивших в подразделение приема и отправки корреспонденции до 14.30 текущего дня, проставляется штамп с указанием даты текущего дня (даты поступления). На корреспонденции, поступившей в подразделение после 14.30, проставляется штамп с указанием даты следующего рабочего дня. 7.1.3.8. На документы, требующие срочного рассмотрения: с грифами "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно", а также адресованные префекту и поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Московской городской Думы, Аппарата Мэра и Правительства Москвы, телеграммы, заявления граждан и организаций о проведении митингов, демонстраций, манифестаций и т.д. проставляется штамп с указанием даты текущего дня (дня поступления), доставка их руководителю осуществляется незамедлительно. 7.1.4. Сотрудники Управления по организации работы с документами и обращениями граждан осуществляют регистрацию и распределяют документы должностным лицам и в структурные подразделения аппарата префектуры. 7.1.5. Специалисты структурных подразделений аппарата префектуры, ответственные за делопроизводство, не реже двух раз в день получают корреспонденцию в Управлении по организации работы с документами и обращениями граждан. При поступлении срочного документа сотрудник Управления по организации работы с документами и обращениями граждан вызывает специалиста подразделения для его незамедлительного получения. 7.1.6. Выдача и получение входящих, исходящих и внутренних документов в аппарате префектуры осуществляется под расписку в реестрах или разносных книгах (с указанием даты, времени получения документа и полной фамилии расписавшегося). 7.1.7. Почтовая отправка документов из аппарата префектуры производится после регистрации документа в Управлении по организации работы с документами и обращениями граждан либо в соответствующем структурном подразделении. При отправке корреспонденции специалистом Управления по организации работы с документами и обращениями граждан проверяется наличие: - адреса с индексом (для документов, отправляемых по почте); - исходящего номера; - фамилии исполнителя с указанием номера его телефона; - указанных в тексте приложений; - подписи на документе. 7.1.8. Специалист Управления по организации работы с документами и обращениями граждан имеют право в случае неправильно оформленного документа: - вернуть документ исполнителю с указанием ошибки; - пригласить исполнителя к себе по документам срочного характера для исправления допущенной ошибки. 7.1.9. При отправке корреспонденции почтой и фельдъегерской службой заполняются расписки и реестры. 7.1.10. Выдача документов на руки автору или адресату допускается в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах. 7.2. Регистрация документов. 7.2.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета и использования в справочных целях (служебные документы и обращения граждан). Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие ответа (как входящие, так и исходящие), а также все без исключения документы, поступающие из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Московской городской Думы, Аппарата Мэра и Правительства Москвы, комитетов, департаментов, управлений Правительства Москвы. 7.2.2. Регистрация документов в аппарате префектуры осуществляется: - в Управлении по организации работы с документами и обращениями граждан: - адресованных префекту; - адресованных первым заместителям и заместителям префекта, руководителю аппарата префектуры; - поступивших в префектуру без указания конкретного адресата; - поручений по исполнению (резолюций) вышеуказанных документов; - ответов по исполнению данных поручений; - инициативной переписки; - в приемной префектуры Управления по организации работы с документами и обращениями граждан: - поступивших в ходе приема префектом граждан; - поручений и документов по исполнению поручений заместителей префекта, данных в ходе приема граждан, организованного приемной префектуры; - в структурных подразделениях префектуры: - адресованных соответствующим структурным подразделениям; - инициативных документов заместителей префекта, руководителей структурных подразделений (в соответствии с номенклатурой дел); - протоколов совещаний, проводимых заместителями префекта. 7.2.3. Регистрация документов (служебной корреспонденции и обращений граждан) осуществляется в аппарате префектуры в автоматизированном режиме. Моментом регистрации документа считается момент фиксации факта поступления документа путем записи необходимых сведений о документе в автоматизированную базу регистрационных данных и проставление на документе даты и регистрационного номера. 7.2.4. Служебные документы (в том числе Интернет-письма и факсы), а также обращения частных лиц на иностранном языке, адресованные префекту либо в префектуру без указания конкретного адресата, регистрируются в Управлении по организации работы с документами и обращениями граждан при наличии идентичного текста на русском языке либо передаются в Контрольно-организационное управление для перевода документа (или сопроводительного письма, позволяющего определить суть документа). Документы на иностранном языке, адресованные руководителям структурных подразделений аппарата префектуры, направляются непосредственно адресату без регистрации в Управлении по организации работы с документами и обращениями граждан. 7.2.5. Прием (передача) телефонограмм, адресованных префекту, заместителям префекта (или подписанных ими), производится секретарями или дежурными приемных вышеназванных должностных лиц с регистрацией телефонограмм в специальных журналах. 7.2.6. Документы, зарегистрированные в Управлении по организации работы с документами и обращениями граждан, как правило, в тот же день направляются адресатам, поступившие без указания конкретного адресата - по принадлежности заместителям префекта в соответствии с их компетенцией. Для принятия решения о докладе документов префекту и подписания резолюций документы, адресованные префекту, вместе с подготовленными соответствующими проектами резолюций направляются начальнику Управления по организации работы с документами и обращениями граждан либо должностному лицу, его замещающему. Документы, адресованные заместителям префекта, руководителю аппарата префектуры после регистрации в Управлении по организации работы с документами и обращениями граждан направляются в структурные подразделения, обеспечивающие деятельность указанных должностных лиц. 7.2.7. Документы, поступившие префекту, заместителям префекта в ходе приема представителей организаций и граждан, по которым указанные должностные лица дали поручения (проставили резолюцию), подлежат регистрации в Управлении по организации работы с документами и обращениями граждан в структурных подразделениях, обеспечивающих их деятельность в соответствии с распределением обязанностей. 7.2.8. В случае регистрации документа по вопросу, ранее рассматриваемому, для подготовки проекта резолюции и принятия решения о процедуре исполнения повторных документов подбираются соответствующие первичные документы либо вместе с документами направляется информация в виде справки, содержащаяся в базах данных префектуры. Повторными считаются документы, поступившие в префектуру по одному и тому же вопросу из одной организации или от одного и того же частного лица (группы лиц) в течение года и если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, а также если первоначальное решение вопроса, содержащегося в обращении, не удовлетворило организацию или заявителя. 7.2.9. В случае если документ имеет двух и более исполнителей, а также должностных лиц для ознакомления со знаком +, то срок ознакомления с документом составляет не более 2 дней, после чего документ возвращается в Управление по организации работы с документами и обращениями граждан для передачи следующему исполнителю. При необходимости более длительной работы с документом исполнители имеют право сделать себе копию документов либо ответственный исполнитель рассылает заинтересованным должностным лицам копии документов со своей сопроводительной запиской. 7.2.10. Структурные подразделения аппарата префектуры, участвующие в процессе создания, регистрации и хранения документов, несут ответственность за сохранность как самих документов, так и информации о них в базах данных, а также за оперативное представление необходимой информации кругу лиц, имеющих право на ее получение. 7.2.11. Структурные подразделения аппарата префектуры самостоятельно регистрируют адресованные им документы. При регистрации документов используются индексы в соответствии с утвержденной сводной номенклатурой дел. 7.3. Рассмотрение документов. 7.3.1. Рассмотрение документа в аппарате префектуры предполагает ознакомление с содержанием документа, подготовку проекта резолюции, передачу документа соответствующему руководителю для принятия решения по исполнению документа, подписание резолюции. 7.3.2. Рассмотрение документа с последующим вводом информации в базу данных производится не позднее трех рабочих дней с момента регистрации документа в аппарате префектуры. 7.3.3. Результат рассмотрения документа отражается в резолюции (резолюциях). При подготовке проекта резолюции должностного лица префектуры учитывается распределение обязанностей между заместителями префекта и функции, возложенные на структурные подразделения. Резолюция, содержащая принятое решение должностного лица по исполнению документа, может быть адресована только руководителям подведомственных органов исполнительной власти округа и структурных подразделений аппарата префектуры, контроль за деятельностью и координацию работы (или руководство деятельностью) которых осуществляет указанное должностное лицо, в пределах их компетенции. Документ может иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующая резолюция не должна дублировать и противоречить первой, в ней должен конкретизироваться порядок исполнения документа, срок его исполнения (с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель. Допускается возможность повторного рассмотрения документа при изменении обстоятельств дела. В этом случае документ вновь докладывается должностному лицу, подписавшему первичную резолюцию, и должностное лицо имеет право дать новое поручение с учетом изменившихся обстоятельств и определить других исполнителей. 7.3.4. Резолюция оформляется на бланке установленного образца. Бланк резолюции скрепляется с документом. Резолюция может быть оформлена и на самом документе. 7.3.5. В состав резолюции входят следующие элементы: - исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение); - содержание поручения; - срок исполнения поручения. Дополнительно (знак +) могут быть указаны фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации и по их усмотрению для участия в решении вопроса, а также для контроля за ходом исполнения. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель либо им считается лицо, указанное в резолюции первым. Резолюция подписывается должностным лицом, которое дает поручение, и датируется. 7.3.6. Право проставлять резолюции (давать поручения по исполнению) на документах, зарегистрированных в аппарате префектуры, от имени и по поручению префекта и других должностных лиц имеют: - от имени префекта - должностное лицо (по вопросам, не требующим доклада префекту), начальник Управления по организации работы с документами и обращениями граждан, начальник отдела префекта (по вопросам, не требующим доклада префекту); - от имени заместителей префекта - уполномоченные ими должностные лица, у которых такое право предусмотрено в должностном регламенте. 7.3.7. Резолюции по исполнению документов по вопросам компетенции префекта, требующие доклада префекту, оформляются для подписания префектом на бланке резолюции префекта. Резолюции по исполнению документов, содержащих вопросы, не требующие доклада префекту, оформляются для подписания уполномоченным должностным лицом на соответствующем бланке резолюции. 7.3.8. В случае отсутствия префекта его полномочия осуществляет один из заместителей, который выступает в качестве исполняющего обязанности префекта. В этом случае резолюции по исполнению документов, поступивших на имя префекта, указанное должностное лицо подписывает как "Исполняющий обязанности префекта" с использованием бланков резолюции префекта. 7.3.9. В случае когда поручение, оформленное на бланке резолюции, подписывает уполномоченное должностное лицо, как правило, используется бланк резолюции с указанием должности уполномоченного лица либо бланк резолюции соответствующего структурного подразделения аппарата префектуры. 7.4. Особенности работы с обращениями граждан. 7.4.1. Работа с обращениями граждан в аппарате префектуры осуществляется на основании законодательства Российской Федерации, города Москвы о порядке рассмотрения обращений граждан, а также настоящего Регламента. 7.4.2. Письменные обращения граждан, адресованные префекту, в префектуру, но относящиеся к компетенции подведомственных органов исполнительной власти города Москвы, органов местного самоуправления, специалисты Управления по организации работы с документами и обращениями граждан адресуют в трехдневный срок со дня поступления и регистрации обращения тому органу или должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов. Обратившимся к префекту лицам направляется уведомление о том, куда направлено на рассмотрение их обращение. 7.4.3. Письменное обращение гражданина должно содержать наименование и адрес органа исполнительной власти или должностного лица, которым оно адресовано, изложение существа обращения, фамилию, имя, отчество обращающегося, его адрес, контактный телефон, дату и личную подпись. Обращение, в котором отсутствует фамилия, адрес и личная подпись, считается анонимным и не подлежит рассмотрению. Не рассматривается обращение, содержащее выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц. 7.4.4. Интернет-письмо с официального сервера префектуры в сети Интернет должно содержать наименование органа исполнительной власти или должностного лица, которым они адресованы, изложение существа обращения, фамилию, имя, отчество обращающегося, почтовый адрес заявителя (местожительство), электронный адрес (e-mail), контактный телефон, дату. Интернет-письмо, не содержащее фамилии, почтового и электронного адреса (e-mail) гражданина, считается анонимным и не подлежит рассмотрению. Сообщение граждан, содержащее сведения о готовящемся преступлении, направляется для информации в правоохранительные органы. 7.5. Запрещается направлять на рассмотрение обращение гражданина по поводу восстановления его прав или законных интересов (жалобу) тому должностному лицу или органу исполнительной власти округа, действия (бездействие) которых обжалуется. В случае если руководитель органа исполнительной власти округа не принимал личного участия в рассмотрении обращения гражданина, впоследствии направившего в адрес префектуры жалобу на соответствующий орган исполнительной власти округа, должностных лиц данного органа, должностные лица префектуры вправе направить данную жалобу гражданина на рассмотрение руководителя органа исполнительной власти округа для принятия необходимых мер. Рекомендуется осуществлять рассмотрение жалобы комиссионно. 7.6. Особенности работы с обращениями граждан, поступившими в гостевую книгу официального сайта префектуры "Ваш вопрос к власти". 7.6.1. Раздел официального сайта префектуры "Ваш вопрос к власти" является дополнительным средством для обращения физических лиц в префектуру Зеленоградского АО. 7.6.2. Ответ на вопрос Интернет-обращения может быть дан автору в электронном виде путем размещения на сайте префектуры и по каналам электронной почты (если адрес электронной почты указан в реквизитах автора). 7.6.3. Обращение на сайт физических лиц, поступившее в раздел "Ваш вопрос к власти" официального сайта префектуры, должно содержать изложение существа вопроса, фамилию, имя, отчество обращающегося, адрес места жительства, контактный телефон, электронный адрес (e-mail). 7.6.4. Интернет-вопросы, не содержащие фамилии, почтового адреса места жительства гражданина, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению. Не принимаются к рассмотрению вопросы, не относящиеся к компетенции органов исполнительной власти округа, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания, призывы к свержению существующего строя и разжиганию межнациональной розни, вопросы, требующие в соответствии с установленным порядком наличия удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.), любая реклама. 7.6.5. С учетом возможностей программно-технического обеспечения раздела ИС "Обращения через Интернет" ЕАС ДОУ размер размещаемого на сервере Интернет-обращения ограничен числом символов текста (до 2000) или объемом не более одной страницы печатного текста (формат А4). 7.6.6. В случае если один из реквизитов, указанных в п. 7.6.3 настоящего Регламента, не будет заполнен, обращение автоматически не принимается к рассмотрению. 7.6.7. После регистрации Интернет-обращения на сайте автоматически появляется информация о его принятии к рассмотрению с указанием регистрационного номера, должности и фамилии ответственного за подготовку ответа, справочный телефон и ориентировочный срок ответа. 7.6.7.1. Специалист Управления по организации работы с документами и обращениями граждан формирует в ИС проект поручения по обращению и передает его электронным способом начальнику Управления по организации работы с документами и обращениями граждан. Срок выполнения операций - 2 (два) рабочих дня с момента публикации обращения на сайте префектуры. 7.6.7.2. Начальник Управления организационно-методического обеспечения работы с документами и обращениями граждан формирует в ИС окончательный вариант электронного поручения и передает его электронным способом в адрес заместителей префекта (одновременно уведомление о поручении идет секретарям заместителей префекта), глав управ районов (одновременно специалисту управы), начальникам управлений и отделов. Срок выполнения операции - 1 (один) рабочий день. 7.6.7.3. Заместители префекта (секретари заместителей префекта), главы управ (специалисты), начальники управлений и отделов просматривают электронную почту через почтовый клиент Лотус не реже чем четыре раза в рабочий день для обработки электронных обращений. В случае необходимости секретари заместителей префекта, специалисты управ распечатывают обращение и передают для резолюции заместителю префекта/главе управы. Срок выполнения операции - 1 (один) рабочий день. При решении руководителя о введении исполнителя для подготовки ответа автору в соответствии с резолюцией заместителя префекта/главы управы секретарь/специалист формирует электронные поручения в ИС "Обращения через Интернет" и передает электронным образом в адрес исполнителя. Для исполнителей, не включенных в ЕАС ДОУ, секретарь/специалист распечатывает обращение жителя вместе с поручением и направляет в их адрес. Исполнитель в установленный контрольный срок готовит текст ответа в редакторе Word и прикрепляет файл ответа к карточке поручения или заполняет поле "ответ" данного поручения, подписывает личной ЭЦП. В результате заполнения в поручении исполнителем поля ответа заместителю префекта/главе управы (секретарю/специалисту) автоматически приходит уведомление о выполнении поручения. После утверждения ответа заместителем префекта/главой управы секретарь/специалист вводит ответ в карточку поручения, визирует его своей ЭЦП и публикует ответ на сайте. Секретарь/специалист несет ответственность за соответствие между ответом, введенным в ИС, и ответом, подписанным заместителем префекта/главой управы. 7.6.7.4. После публикации ответа на обращение все поручения по данному обращению автоматически закрываются в ИС, и секретарь/специалист закрывает документ в дело или ставит обращение на дополнительный контроль. Решение о продлении срока контроля принимает заместитель префекта/глава управы с обязательной подготовкой промежуточного ответа. После выполнения операции публикации ответа на сайте автор письма по электронной почте получает ответ на свое обращение (если в реквизитах автора указан электронный адрес). Специалисту Управления по организации работы с документами и обращениями граждан автоматически отправляется электронное уведомление о публикации ответа на обращение. 7.6.7.5. Общий срок подготовки и публикации ответа с момента публикации обращения на сайте префектуры - не более 21 дня. 7.7. Работа с телефонными обращениями граждан, осуществляемая Справочно-информационной службой префектуры (далее - СИСП). 7.7.1. СИСП принимаются телефонные обращения граждан по вопросам, связанным с функционированием отраслей городского хозяйства, а также жалобы на неправомерные действия сотрудников правоохранительных органов и работников органов исполнительной власти города Москвы при исполнении ими служебных обязанностей. 7.7.2. Регистрация телефонных обращений граждан, взятых на контроль, осуществляется СИСП в день поступления. Информация по телефонным обращениям граждан заносится в базу данных СИСП в день их регистрации и при необходимости направляется на рассмотрение в органы исполнительной власти и службы округа. 7.7.3. Телефонные обращения граждан по сложным вопросам, требующим дополнительной проверки и принятия необходимых мер, а также обращения, поступившие на пейджер префекта, адресуются должностным лицам префектуры, в органы исполнительной власти и службы округа для решения имеющихся проблем в соответствии с их компетенцией и разрешаются в трехдневный (оперативный контроль) или десятидневный срок со дня их поступления, если не установлен иной срок. 7.7.4. Справочно-информационная служба префектуры предоставляет населению по телефону справочную информацию по вопросам деятельности структурных подразделений аппарата префектуры, органов исполнительной власти и отдельных организаций, расположенных на территории округа. 7.8. Особенности работы по рассмотрению обращений Уполномоченного по правам ребенка в городе Москве. 7.8.1. Работа с обращениями Уполномоченного по правам ребенка в городе Москве (далее - Уполномоченный) осуществляется на основании Закона города Москвы от 3 октября 2001 г. № 43 "Об Уполномоченном по правам ребенка в городе Москве", а также настоящего Регламента. 7.8.2. Должностные лица органов исполнительной власти округа обязаны в двухнедельный срок представлять сведения, материалы и документы по запросам Уполномоченного, необходимые для осуществления его полномочий. 7.8.3. Органы исполнительной власти округа, их должностные лица, которым Уполномоченный направляет свое заключение, обязаны рассмотреть заключения и рекомендации Уполномоченного в двухнедельный срок и уведомить Уполномоченного о принятых мерах в письменной форме. В случае если рекомендации Уполномоченного не выполнены, в ответе должно содержаться обоснование причин их невыполнения. 7.8.4. Уполномоченный имеет право принимать непосредственное участие в рассмотрении и обсуждении поставленных им вопросов. О времени и месте рассмотрения Уполномоченный должен быть извещен не позднее чем за три дня до даты рассмотрения вопроса. 7.9. Подготовка проектов резолюций. 7.9.1. Подготовка проектов резолюций по исполнению документов, поступающих префекту, осуществляется: Управлением по организации работы с документами и обращениями граждан (по служебным документам и обращениям граждан, адресованным префекту и в префектуру); первым отделом (по документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, и другим, поступившим в данный отдел). 7.9.2. Служебные документы и обращения граждан, адресованные в префектуру и не требующие доклада префекту, направляются по принадлежности заместителям префекта, руководителям органов исполнительной власти округа, структурных подразделений аппарата префектуры. 7.10. Оформление исходящих документов. 7.10.1. Исходящие документы (в том числе и инициативные) подписываются префектом, первым заместителем и заместителями префекта, руководителем аппарата префектуры, руководителями структурных подразделений аппарата в соответствии с их компетенцией, а также лицами, их официально замещающими. 7.10.2. Исходящие документы оформляются на бланках писем. 7.10.3. Право подписи на должностных бланках имеют лица, должность которых указана на бланке, а также лица, исполняющие их обязанности. Право подписи на бланках документов с указанием наименования органа исполнительной власти города Москвы или структурного подразделения аппарата префектуры имеют должностные лица, обладающие исполнительно-распорядительными полномочиями, их заместители и лица, исполняющие их обязанности: - на бланках префекта - префект округа; - на бланках заместителей префекта - заместители префекта; - на бланках руководителя аппарата префектуры - руководитель аппарата префектуры; - на бланках префектуры - руководители структурных подразделений и лица, их официально замещающие, а также те должностные лица, которым предоставлено право "внешней" подписи в должностном регламенте. 7.10.4. Исходящие документы оформляются в соответствии с требованиями, изложенными в разделе 13 Регламента Правительства Москвы, утвержденного постановлением Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП. 7.10.5. Исходящие документы (в том числе инициативные) принимаются к отправке: в случае направления документа в один адрес - в двух экземплярах, в случае направления нескольким адресатам - в таком количестве экземпляров, которое соответствовало бы количеству адресатов на документе плюс один. Экземпляр исходящего документа (копия), остающийся в деле, должен быть завизирован соответственно заместителем префекта, руководителем органа исполнительной власти города Москвы или структурного подразделения аппарата префектуры, подготовившего документ, а также непосредственным исполнителем (с указанием фамилии и номера телефона). Исходящие документы передаются для отправки оформленными в соответствии с требованиями настоящего Регламента. 7.10.6. После исполнения документа при направлении ответа автору исходящим номером этого ответа является входящий номер документа, данный при регистрации обращения. 7.10.7. Инициативным документам присваивается самостоятельный исходящий номер в соответствии с номенклатурой дел. 7.11. Формирование дел, их хранение, справочная работа. 7.11.1. Формирование дел, их хранение, справочная работа по документам (как входящим, так и исходящим) осуществляется как в Управлении по организации работы с документами и обращениями граждан, так и в структурных подразделениях аппарата префектуры, в зависимости от того, где были зарегистрированы данные документы, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. 7.11.2. Справочную работу по централизованно зарегистрированным документам осуществляют структурные подразделения аппарата префектуры в соответствии со своей компетенцией, а также СИСП - по зарегистрированным телефонным обращениям граждан. 7.11.3. Руководители структурных подразделений аппарата префектуры, органов исполнительной власти округа отвечают за: - сохранность поступающих к ним документов и информации о них в базе данных; - соблюдение сроков их хранения (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел); - своевременную подготовку и передачу дел в структурное подразделение аппарата префектуры, осуществляющее функции архива префектуры (далее - Архив префектуры), в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, в том числе при реорганизации или упразднении (ликвидации) структурного подразделения. 7.11.4. Законченные делопроизводством дела постоянного хранения и по личному составу в течение 2 лет или другого согласованного в установленном порядке срока остаются в структурных подразделениях аппарата префектуры для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел по описи сдаются в Архив префектуры. Дела временного хранения со сроком хранения до 10 лет передаче в Архив префектуры, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях префектуры и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению по акту, общему для всей префектуры. Оформление дел для передачи в Архив префектуры производится сотрудниками структурных подразделений префектуры при методической помощи и под контролем Архива префектуры. 7.11.5. Архивом префектуры осуществляется сохранность документов, справочная работа по переданным документам, выдача документов во временное пользование сотрудникам структурных подразделений префектуры; выдача копий документов организациям и гражданам через службу "одного окна", а также организациям и гражданам в соответствии с федеральным и московским законодательством об архивном деле и требованиями настоящего Регламента. 7.11.6. В случае нахождения подлинников распорядительных документов префекта в Главном архивном управлении города Москвы (после передачи на государственное хранение) граждане и организации должны обратиться с заявкой на выдачу копии документа в Главное архивное управление города Москвы. 8. Исполнение и контроль исполнения документов и обращений граждан 8.1. Общие положения 8.1.1. В префектуре подлежат исполнению поручения должностных лиц исполнительной власти города Москвы, зафиксированные в распорядительных и служебных документах Мэра Москвы, Правительства Москвы, членов Правительства Москвы, протоколах заседаний и совещаний, а также резолюциях по исполнению документов и обращений граждан. 8.1.2. Исполнение предполагает разработку мер, направленных на осуществление и проведение в жизнь поручений должностных лиц исполнительной власти города Москвы и округа. Ответственность за качественное и своевременное исполнение указанных документов и поручений, как содержащихся в них, так и данных по их исполнению, возлагается на должностные лица исполнительной власти округа в соответствии с возложенными на них функциями. 8.2. Исполнение распорядительных документов, протоколов, служебных документов и обращений граждан 8.2.1. Срок исполнения. 8.2.1.1. Срок исполнения, установленный распорядительным документом, протоколом или резолюцией, определяется календарной датой или истечением периода времени, который исчисляется годами, месяцами или днями. Годовые и месячные периоды времени исчисляются календарными днями; срок исполнения, установленный в днях, исчисляется рабочими днями. Срок исполнения, установленный в днях лично префектом, исчисляется календарными днями. Срок исполнения, установленный календарной датой, истекает в день, установленный в резолюции. Срок исполнения истекает: - исчисляемого месяцем - через 28, 30 или 31 день в зависимости от месяца года (в соответствующее число следующего месяца), не считая нерабочих праздничных дней; - исчисляемого неделей - через пять дней, не считая нерабочих праздничных и выходных дней; - исчисляемого днями - в последний день исполнения поручения, не считая нерабочих праздничных и выходных дней. Нерабочие праздничные дни устанавливаются в соответствии со статьей 112 Трудового кодекса Российской Федерации. Если последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день. 8.2.1.2. Срок исполнения служебного документа и обращения гражданина указывается в резолюциях должностных лиц префектуры. Каждая последующая резолюция должна быть оформлена с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией. Отсутствие указания конкретного срока исполнения в резолюции означает, что исполнение документа предусмотрено в течение одного месяца, за исключением документов, имеющих сроки исполнения, установленные федеральным и московским законодательством. Если служебный документ, обращение гражданина поставлены на контроль Мэром Москвы, Правительством Москвы, руководителем Аппарата Мэра и Правительства Москвы, срок исполнения поручений по ним исчисляется от даты поступления документа в Правительство Москвы (первичной регистрации документа в Аппарате Мэра и Правительства Москвы) и составляет один месяц, если в резолюции не установлен другой срок исполнения. Срок исполнения поручения, установленный в днях, начинается на следующий день после подписания резолюции должностным лицом и ее регистрации в Аппарате Мэра и Правительства Москвы. В случае переадресования документа, т.е. направления по принадлежности органам исполнительной власти округа, срок исполнения исчисляется с даты поступления и регистрации документа в префектуре. Исполнение поручений, зафиксированных в резолюциях и снабженных специальными пометками, осуществляется в следующем порядке: - поручения с пометкой "незамедлительно" исполняются в течение одного дня со дня подписания и регистрации поручения (резолюции); - поручения с пометкой "весьма срочно" исполняются не позднее двух дней со дня подписания и регистрации поручения (резолюции); - поручения с пометкой "срочно" исполняются не позднее трех дней со дня подписания и регистрации поручения (резолюции); - поручения с пометкой "оперативно" исполняются не позднее 10 дней со дня подписания и регистрации поручения (резолюции). Пометки срочности имеют право проставлять префект, первый заместитель и заместители префекта, руководитель аппарата префектуры, начальник Управления по организации работы с документами и обращениями граждан. При простановке пометок срочности вышеуказанными должностными лицами сотрудники их аппаратов обязаны незамедлительно довести до сведения исполнителей информацию о срочном поручении. До двух месяцев префектом может устанавливаться срок исполнения первичных поручений по исполнению служебных документов по следующим вопросам: - регистрация граждан по месту жительства и пребывания в округе; - предоставление жилой площади, а также внесение вопроса о предоставлении жилой площади на заседание Правительства Москвы; - подбор нежилых помещений и приватизация государственной собственности; - подбор земельных участков, выделяемых для коллективного садоводства; - разработка архитектурных и градостроительных проектов и их реализация. Данное положение не распространяется на работу с поручениями по исполнению документов, поступивших из вышестоящих органов с указанием конкретных сроков исполнения, а также обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Московской городской Думы, муниципальных собраний внутригородских муниципальных образований в городе Москве, парламентских и депутатских запросов. Решение по обращению гражданина принимается в срок до одного месяца со дня его поступления в префектуру и регистрации в Управлении по организации работы с документами и обращениями граждан. Обращение, не требующее дополнительного изучения и проверки, разрешается не позднее 15 календарных дней. В тех случаях, когда для разрешения обращения необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, срок его разрешения может быть в порядке исключения продлен должностным лицом, подписавшим резолюцию, но не более чем на один месяц с сообщением об этом гражданину, подавшему обращение. При этом общий срок рассмотрения обращения не может превышать двух месяцев, за исключением случаев, когда материалы, необходимые для принятия решения и ответа автору, рассматриваются в суде. В таких случаях общий срок рассмотрения обращения продлевается на весь период судебного разбирательства. Корректировка срока исполнения производится должностным лицом, его установившим, на основании информации (справки) ответственного исполнителя поручения. Если в установленный срок исполнение документа невозможно, то ответственным исполнителем готовится справка на имя должностного лица, подписавшего резолюцию, с обоснованием необходимости продления срока и не позднее чем за два дня до истечения срока исполнения представляется в Управление по организации работы с документами и обращениями граждан. Решение о снятии с контроля поручений производится должностным лицом, поставившим документ на контроль, либо начальником Управления по организации работы с документами и обращениями граждан. Основанием для снятия с контроля может служить: - справка исполнителя о результатах выполнения поручения; - копия подписанного и зарегистрированного ответа корреспонденту. Снятие с контроля телефонных обращений граждан, зарегистрированных в СИСП, осуществляется начальником Управления по организации работы с документами и обращениями граждан. Документы о снятии с контроля или продлении срока исполнения поручений соответствующих должностных лиц подготавливаются и вносятся должностному лицу, подписавшему резолюцию, структурными подразделениями аппарата префектуры. Исполненными считаются служебный документ и обращение гражданина, по которым рассмотрены все поставленные вопросы, приняты необходимые меры и корреспондентам даны исчерпывающие ответы. 8.2.2. Порядок исполнения документа. Исполнение документов осуществляется в соответствии с поручениями должностных лиц исполнительной власти города, содержащимися в распорядительных документах, протоколах, резолюциях. Если в резолюции служебного документа или обращения гражданина в качестве исполнителя указаны несколько лиц и не определен ответственный исполнитель, ответственным за подготовку обобщенной информации является лицо, указанное в резолюции (поручении) первым (далее - ответственный исполнитель). Должностное лицо, указанное в резолюции отдельно от основных исполнителей (знак +), принимает участие в работе над документом при необходимости, по собственному усмотрению (по служебным документам и обращениям граждан). Соисполнители не позднее чем за пять дней до истечения срока исполнения документа обязаны представить ответственному исполнителю справки для обобщения и составления отчета либо сообщать свое мнение по поднятому в документе вопросу в другой форме, устраивающей ответственного исполнителя. Ответственному исполнителю дается право созыва соисполнителей. Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественную и своевременную подготовку проектов документов. Ответственный исполнитель обобщает полученную информацию и представляет должностному лицу, давшему поручение, документ (справку, информацию) по исполнению резолюции (поручения) с указанием мнения соисполнителей либо прилагает копии справок (информации) соисполнителей. Справки (информация) о ходе и результатах исполнения поручений префекта должны подписываться руководителем органа исполнительной власти или организации, структурного подразделения префектуры или лицами, исполняющими их обязанности, и представляться в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня регистрации документа в префектуре, если срок не был указан. Справки (информация) о ходе и результатах исполнения поручений заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры, руководителей структурных подразделений аппарата префектуры могут быть подписаны заместителями руководителей органов исполнительной власти округа, руководителями их структурных подразделений соответственно. Ответы на служебный документ и письменное обращение гражданина даются, как правило, в письменной форме. На устное обращение гражданина, как правило, дается ответ в устной форме. Допускается устная форма ответа на служебный документ и письменное обращение гражданина (если такая форма устраивает обратившуюся организацию или заявителя), о чем на документах и обращениях граждан (либо на отдельных справках) делается соответствующая отметка исполнителем с указанием даты ответа, его краткого содержания и информацией о конкретном лице, давшем ответ (фамилия, имя, отчество, должность, номер телефона), а также лице, его получившем. 8.3. Контроль исполнения 8.3.1. В целях обеспечения высокой эффективности управления округом на основе систематической проверки хода исполнения поручений и принятия своевременных мер по их выполнению в определенные сроки устанавливается контроль исполнения поручений должностных лиц исполнительной власти округа. 8.3.2. Контроль исполнения включает в себя контроль за качественным (полнота и точность) и своевременным (сроки исполнения) исполнением документов и резолюций. 8.3.3. В компетенцию должностного лица, ответственного за контроль исполнения распорядительного документа (координатора) или являющегося ответственным исполнителем служебного документа и обращения гражданина, входит: - организация выполнения поручений, зафиксированных в документе; - координация деятельности должностных лиц и органов исполнительной власти округа, являющихся исполнителями и соисполнителями; - корректировка срока исполнения поручения в рамках конечного срока исполнения документа в целом; - принятие мер для безусловного выполнения содержащихся в документе поручений; - подготовка и представление лицу, подписавшему документ или давшему поручение, отчета (справки о выполнении документа в целом). 8.4. Контрольно-аналитическая деятельность 8.4.1. Управление по организации работы с документами и обращениями граждан в соответствии со своей компетенцией осуществляет контрольно-аналитические функции, предусматривающие контроль и анализ результатов исполнения документов и поручений, информирование об этом соответствующих должностных лиц префектуры, управ районов и других органов исполнительной власти округа, ведение баз данных. 8.4.2. Порядок осуществления контрольно-аналитической деятельности. 8.4.2.1. Централизованному (с использованием автоматизированных систем контроля) контролю по срокам и качеству исполнения подлежат служебные документы и обращения граждан, поставленные на контроль префектом и другими должностными лицами, имеющими право давать поручения по исполнению документов от имени префекта по вопросам, не требующим доклада префекту. 8.4.2.2. Контрольная деятельность осуществляется с использованием информационных систем, а также оперативными методами (выезды на место, использование средств оперативной связи, организация проверок, совещаний и т.д.) и традиционными (представление исполнителем информации в виде справок, отчетов, заключений и т.д.). Структурные подразделения аппарата префектуры, осуществляющие контрольно-аналитические функции, до истечения установленного срока исполнения направляют исполнителям уведомления, напоминания о представлении отчетов по исполнению поручений, сроки выполнения которых истекают в предстоящий период. Допускается запрашивать информацию о ходе исполнения документа или поручения до истечения конечного срока в порядке упреждающего контроля. 8.4.2.3. Управление по организации работы с документами и обращениями граждан в порядке контроля за выполнением поручений префекта и других должностных лиц, имеющих право давать поручения по исполнению служебных документов и обращений граждан, регулярно направляют исполнителям уведомления, а также перечень поручений, сроки выполнения которых истекают в предстоящий период. 8.4.2.4. Префектура осуществляет систематический контроль за состоянием работы с обращениями и приемом граждан в органах исполнительной власти округа. 8.4.2.5. Контролирующие структурные подразделения аппарата префектуры имеют право вносить соответствующим должностным лицам исполнительной власти округа предложения о привлечении к дисциплинарной ответственности, снижении размера или лишении премии должностных лиц и сотрудников, не обеспечивших своевременное выполнение поручений префекта. 9. Организация приема граждан 9.1. Прием граждан осуществляется по предметам ведения округа, определенным Уставом города Москвы, Положением о префектуре, утвержденным постановлением Правительства Москвы от 03.12.2002 № 981-ПП "Об образовании территориальных органов исполнительной власти города Москвы - управ районов", другими нормативными актами и распоряжениями префекта, вопросам, входящим в компетенцию префекта, заместителей префекта, руководителей структурных подразделений, специалистов аппарата префектуры. 9.2. Прием граждан осуществляется: - префектом округа - по понедельникам с 15.00; - первым заместителем префекта и заместителями префекта в приемной префектуры (далее - Приемная) согласно графику, утверждаемому руководителем аппарата префектуры. 9.3. На прием к указанным должностным лицам исполнительной власти округа могут записаться жители города Москвы, лица, имеющие место жительства в городе Москве, а также иные граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, законно находящиеся на территории округа, если их вопрос не был решен на уровне района и требуется личное участие должностных лиц префектуры. Граждане вправе обращаться в Приемную лично или через своих представителей, уполномоченных в установленном законом порядке. 9.4. Каждое обращение гражданина в Приемную регистрируется специалистами Приемной префектуры. 9.5. Предварительная беседа с гражданами и запись на прием проводятся работниками Приемной. Помимо организации приема граждан должностными лицами исполнительной власти города работники Приемной оказывают гражданам консультативно-правовую помощь. В случае необходимости гражданина принимает руководитель префектуры. В целях организации приема сотрудники Приемной подготавливают: - справки органов исполнительной власти округа, рассматривавших обращение ранее; - формируют комплект материалов по ранее поступавшим обращениям заявителя; - запрашивают жилищные дела лиц, обратившихся на прием по вопросам жилья. 9.6. Все поручения, данные во время приема руководителями, заносятся в карточку приема посетителя, которая подписывается руководителем. 9.7. Решение должностного лица, ведущего прием, оформляется на бланке Приемной в виде поручения органам исполнительной власти и служб округа и структурным подразделениям аппарата префектуры, подписывается заведующим Приемной и после регистрации отправляется исполнителю поручения. 9.8. Каждое поручение должностного лица, проводившего прием, ставится на контроль Приемной префектуры. 9.9. Контроль исполнения поручений, данных во время приема граждан, осуществляется руководителем, проводившим прием населения. Общий контроль исполнения поручений, данных во время приема граждан, осуществляется работниками Приемной префектуры и начальником Управления по организации работы с документами и обращениями граждан. 9.10. Поручение, данное должностным лицом по обращению гражданина, должно исполняться в тридцатидневный срок со дня подписания поручения, если не установлен иной срок. 9.11. Продление сроков исполнения поручений возможно только должностным лицом, установившим срок исполнения, начальником Управления по организации работы с документами и обращениями граждан либо по их поручению заведующим Приемной префектуры. 9.12. Справки-ответы исполнителей анализируются работниками Приемной и докладываются должностному лицу, направившему документы для исполнения в органы исполнительной власти и службы округа, а также структурные подразделения аппарата префектуры. В случае если поступившая от исполнителя информация не отвечает содержанию документа и предъявляемым требованиям, Приемная повторно направляет документы с поручением для рассмотрения по существу и ответа. 9.13. Поручение снимается с контроля: - если вопрос решен положительно; - если органом исполнительной власти округа, структурным подразделением аппарата префектуры дан обоснованный отказ в выполнении требования гражданина, и должностное лицо, давшее поручение рассмотреть обращение, согласно с доводами исполнителя. 9.14. Приемная регулярно информирует высших должностных лиц префектуры о состоянии и характере обращений граждан в префектуру. 10. Информационное обеспечение деятельности префектуры 10.1. Информационное обеспечение деятельности префектуры Зеленоградского АО направлено на обеспечение должностных лиц исполнительной власти округа и структурных подразделений префектуры документами и информацией, необходимыми для решения задач управления, а также для освещения и разъяснения деятельности исполнительной власти округа. 10.2. Структурными подразделениями префектуры, решающими задачи информационного обеспечения, являются: - отдел службы "одного окна" и информатизации; - Управление организационно-методического обеспечения работы с документами и обращениями граждан; - протокольный отдел; - Архив префектуры; - Контрольно-организационное управление; - Справочно-информационная служба. 10.3. Потребителями информации являются: - органы и должностные лица исполнительной власти округа; - структурные подразделения префектуры; - органы местного самоуправления; - население города (жители города Москвы, иные граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства); - организации, расположенные или зарегистрированные на территории округа; - иные организации (по согласованию с соответствующими должностными лицами исполнительной власти округа). 10.4. Формы и средства предоставления и распространения информации: - информационный обмен в средствах единой автоматизированной системы документооборота управления префектуры; - адресная рассылка заверенных копий распорядительных документов; - предоставление копий документов и выписок из них по запросу; - предоставление справок по телефону; - публикации в центральных, и городских, и окружных средствах массовой информации; - выпуск сборников, обзоров, перечней, буклетов, справочно-информационных материалов; - организация телевизионных программ; - проведение разъяснительных кампаний; - использование визуальной информации (наружная реклама); - обеспечение удаленного доступа к базам данных через мультисервисную телекоммуникационную сеть; - публикация информации на официальном портале префектуры в сети Интернет; - передача информации через систему электронной почты. 10.5. Положения настоящего Регламента распространяются на информационные ресурсы, сети и технологии, создаваемые, приобретаемые, накапливаемые за счет средств бюджета и иных ресурсов округа. 10.6. В перечень информационных ресурсов округа входят: - распорядительные и служебные документы округа; - документы на технических и бумажных носителях (сборники документов, информационные бюллетени, брошюры, обзоры и т.д.); - компьютерные базы данных. Отдел службы "одного окна" и информатизации совместно с протокольным сектором префектуры, Управлением по организации работы с документами и обращениями граждан, Контрольно-организационным управлением, Справочно-информационной службой обеспечивает формирование и функционирование следующих компьютерных баз данных: - "Обращения через Интернет"; - "Распоряжения префекта"; - "Приказы префекта"; - "Письма граждан"; - "Обращения в службу "одного окна" префектуры"; - "Факсы, телефонограммы"; - "Прием населения"; - "Проекты распорядительных документов"; - "Распорядительные документы"; - "Служебная корреспонденция"; - "Протоколы совещаний"; - "Электронная библиотека"; - "Поручения"; - "Замечания и предложения"; - "Тачскрин"; - справочных; - технологических (обеспечивающих работу отдельных подразделений и органов исполнительной власти города). 10.7. Информационные системы округа базируются на мультисервисной телекоммуникационной сети, включающей: - систему электронной почты; - Интернет-узел; - локальные сети префектуры и органов исполнительной власти округа; - систему телефонной связи; - систему аудио-, видеоконференцсвязи. 10.8. Информационные ресурсы округа по доступу (возможности использования) подразделяются на три категории: - ресурсы, содержащие открытую (общедоступную) информацию; - ресурсы, содержащие служебную информацию; - ресурсы, содержащие информацию ограниченного распространения (доступа). К категории открытой информации относится информация, содержащаяся в документах и компьютерных базах данных, не затрагивающая права, свободы и обязанности граждан. К категории служебной информации относится информация, содержащаяся в документах и компьютерных базах данных, предназначенная для использования должностными лицами и служащими исполнительной власти округа при выполнении ими своих функциональных обязанностей и не относящаяся к категориям открытой информации и информации ограниченного распространения (доступа). К категории информации ограниченного распространения (доступа) относится информация, содержащаяся в документах и компьютерных базах данных, включающая сведения конфиденциального характера (коммерческая и служебная тайна, персональные данные о гражданах и другая информация в соответствии с действующим законодательством). 10.9. Префект или по его поручению иные должностные лица определяют перечень пользователей (потребителей), а также режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним, условия использования и распространения информации. Должностные лица, принявшие решение об отнесении информации, зафиксированной в документе, к категории конфиденциальной, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и соответствие своего решения законодательству. Режим защиты информации в отношении документов, содержащих сведения конфиденциального характера, неправомерное использование которых может нанести материальный, моральный или какой-либо другой ущерб, регулируется настоящим Регламентом и специальными положениями, устанавливающими режим и правила обработки, защиты информации и информационных ресурсов. 10.10. Контроль за соблюдением установленных режимов доступа к информационным ресурсам осуществляет ответственный за информационную безопасность префектуры. 10.11. Режим защиты, обработки и использования информации в отношении персональных данных устанавливает первый отдел префектуры совместно с Управлением государственной службы и кадров префектуры в соответствии с федеральным законом. 10.12. Обращение с организационно-распорядительными и служебными документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне, осуществляется в соответствии с положениями, регламентирующими порядок работы и правила работы с указанными документами. Ответственность за организацию защиты сведений, составляющих государственную тайну, в органах исполнительной власти округа возлагается на их руководителей. 10.13. Порядок предоставления и распространения информации, а также ее состав устанавливаются отдельными распорядительными документами. 11. Информатизация деятельности префектуры 11.1. Целью информатизации деятельности префектуры является создание условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов исполнительной власти округа, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов, обеспечения интенсивности информационных процессов, повышения оперативности и доступности информации. Это достигается внедрением современных средств телекоммуникации и информационных технологий для обеспечения качественного и оперативного управления на всех уровнях исполнительной власти округа. 11.2. Главной задачей информатизации является формирование информационно-технологической инфраструктуры для обеспечения управления округом, включая: - комплекс технических средств для обеспечения работы пользователей с информационными ресурсами, для обеспечения доступности и жизнеспособности информационных ресурсов, для автоматизированной обработки информации; - транспортную среду передачи данных - мультисервисную телекоммуникационную сеть с открытой архитектурой, объединяющую локальные сети структурных подразделений префектуры, органов исполнительной власти округа. 11.3. Информационные системы. В соответствии с Законом города Москвы от 24 октября 2001 г. № 52 "Об информационных ресурсах и информатизации города Москвы" при создании и эксплуатации информационных систем, содержащих информационные ресурсы города Москвы, их операторы обязаны обеспечивать совместимость информационных систем между собой путем соблюдения установленных требований к аппаратным и программным средствам, организационным процедурам, формам документооборота и информационного обмена, форматам данных, правилам предоставления и защиты информации. 11.3.1. Контроль над функционированием электронных информационных систем префектуры осуществляется отделом службы "одного окна" и информатизации. Задача отдела состоит в организации сохранности, пополнения и оптимального использования информационных ресурсов, систем и технологий для обеспечения роста производительности труда и качества работы персонала, а также для решения новых аналитических и управленческих задач. Отдел контролирует администрирование ЛВС, поддержку пользователей информационных ресурсов, организует создание, подключение и эксплуатацию информационных систем в рамках ЛВС, обеспечивает информационно-технологическое взаимодействие префектуры и органов исполнительной власти округа, определяет порядок модернизации и создания технологий. В ведении отдела находится разработка нормативных и методических, эксплуатационных документов, обучающих систем, поиск организационных и проектных решений по созданию, использованию и реорганизации информационных ресурсов, обеспечение необходимых мер по защите информационных ресурсов, выработка оптимальных схем и регламента взаимодействия персонала с информационными системами, создание автоматических средств организации труда, обучения и контроля качества работы персонала. 11.3.2. Одной из основных задач информатизации в соответствии с требованием федерального законодательства, программных документов Правительства Российской Федерации и Московского правительства является увеличение открытости деятельности, прозрачности принятия решений, доступности информации, оперативности информирования граждан, создание условий для работы и взаимодействия органов исполнительной власти округа между собой по принципу "одного окна". В этой связи исполнительной властью округа используются официальные электронные каналы обмена информацией. 11.3.2.1. Для оперативного получения внешней информации, предоставления информации гражданам и юридическим лицам, а также размещения законодательной, нормативной, справочной, статистической, исторической и иной информации электронным каналом является официальный портал префектуры в сети Интернет с официальным адресом: http://www.zelao.ru. Работа официального портала организована как распределенная технология в мультисервисной сети. 11.4. Информационные ресурсы. Создание информационных ресурсов, ввод информации в базы данных (далее - БД), информационное сопровождение осуществляют структурные подразделения префектуры и органов исполнительной власти округа в соответствии со своими обязанностями. 11.4.1. В рамках создания ЕСДОУ в префектуре формируются следующие информационные ресурсы: - "Обращения через Интернет"; - "Распоряжения префекта"; - "Приказы префекта"; - "Письма граждан"; - "Обращения в службу "одного окна" префектуры"; - "Факсы, телефонограммы"; - "Прием населения"; - "Проекты распорядительных документов"; - "Распорядительные документы"; - "Служебная корреспонденция"; - "Протоколы совещаний"; - "Электронная библиотека"; - "Поручения"; - "Замечания и предложения"; - "Тачскрин". 11.4.2. Централизованные информационные ресурсы: БД, справочники и классификаторы (кадры, структура органов власти, должностные лица, телефонные справочники, адресные справочники, тематические перечни и т.п.), необходимые для обеспечения работы всех структурных подразделений префектуры и органов исполнительной власти округа. 11.4.3. Технологические информационные ресурсы: БД, необходимые для обеспечения работы отдельных структурных подразделений префектуры и органов исполнительной власти округа. 11.5. Вышеуказанные информационные ресурсы являются собственностью Правительства Москвы на основании Закона города Москвы от 24 октября 2001 г. № 52 "Об информационных ресурсах и информатизации города Москвы". 11.6. Информационное обеспечение абонентов мультисервисной сети. 11.6.1. Информация, получаемая из баз данных префектуры по каналам мультисервисной сети и другим каналам, заверенная электронной цифровой подписью уполномоченного лица префектуры, органов исполнительной власти округа и городских организаций абонентов мультисервисной сети, является официальной. 11.6.2. Порядок функционирования информационных систем и пользования базами данных префектуры обеспечивается наличием и разработкой комплекса правовых, организационных, технологических и технических положений. 11.6.3. Подключение абонентов (должностных лиц и служащих исполнительной власти города) к информационным системам префектуры осуществляется по мере готовности и наличия соответствующих программных и технических средств, технологической готовности и обученности абонентов, наличия правовых и организационных решений, методических и руководящих материалов, готовности и обученности технического персонала. 11.6.4. Подключение к технологическим информационным ресурсам производится в разрешительном порядке на основании письма должностного лица исполнительной власти города на имя первого заместителя префекта или уполномоченного им лица. 11.6.5. Префект и его заместители имеют право доступа в режиме просмотра ко всем базам данных и могут определять доверенных лиц, которым делегируют это право полностью или частично, что закрепляется приказом префекта. 11.6.6. Подключение к мультисервисной сети, системе электронной почты, Интернет-узлу префектуры производится на основании решения (резолюции) префекта. 11.6.7. Служба "одного окна" префектуры по запросу заявителей - физических и юридических лиц, а также предпринимателей без образования юридического лица выдает копии распорядительных документов префекта на бумажных носителях. Эти документы могут быть получены уполномоченным сотрудником службы "одного окна" по официальным электронным каналам, оформлены и заверены штампом службы "одного окна" в порядке, установленном распорядительным документом префекта. 11.6.8. Служба "одного окна" префектуры подключается к Системе координации и мониторинга работы в режиме "одного окна" (СКиМОО). 12. Внутренняя служебная переписка 12.1. Внутренняя служебная переписка ведется в форме докладных записок, служебных записок, актов, справок, заявлений. 12.2. Докладные записки направляются соответствующему должностному лицу по вопросам: - об итогах участия во внешних совещаниях по поручению данного должностного лица с обязательным кратким изложением рассмотренных на совещании вопросов и поручений, адресованных префекту, его заместителям или иным службам аппарата префекта и управам районов; - исполнения поручений, в том числе по устным и письменным обращениям граждан и организаций, в необходимых случаях к докладной записке прилагается подробная справка об исполнении или (и) ответ заявителю; - результатов командировок, встреч, переговоров по поручению соответствующего должностного лица. Докладная записка подписывается ответственным исполнителем и направляется на имя должностного лица, давшего соответствующее поручение. 12.3. По вопросам, требующим решения префекта, иных должностных лиц аппарата префекта, на имя соответствующего руководителя направляется служебная записка, которая подписывается заместителем префекта, начальником управления или иного структурного подразделения аппарата префекта. Служебные записки готовятся по вопросам: - кадровым (о переводе с одной должности на другую, о возложении обязанностей временно отсутствующего работника, о направлении в командировку, о направлении на повышение квалификации, о материальном или моральном поощрении, о привлечении к дисциплинарной ответственности и т.п.); - материально-технического обеспечения деятельности структурного подразделения; - получения в случае необходимости дополнительных указаний от руководителя по ходу выполнения поручения; а также по иным вопросам. 12.4. По результатам проверок, ревизий, инвентаризаций составляется акт, который подписывается членами соответствующей комиссии и представляется на утверждение руководителю, по поручению которого эта работа была проведена. 12.5. Если в аппарате префекта образовалась вакансия должностного лица, то составляется акт, которым фиксируется перечень и сроки исполнения документов и поручений, находящихся у него на контроле. Акт подписывается членами соответствующей комиссии с участием вновь назначенного должностного лица и представляется на утверждение руководителю, по поручению которого было проведено актирование. При этом текущая работа по организации исполнения распорядительных документов и поручений до назначения должностного лица возлагается на руководителей подразделений, подчиненных ему, а контроль их выполнения осуществляется в установленном настоящим Регламентом порядке. 12.6. По личным вопросам сотрудниками префектуры подаются на имя префекта заявления, которые до представления префекту передаются на визирование непосредственному руководителю сотрудника и заместителю префекта, которому подчинено структурное подразделение, в котором работает данный сотрудник. 12.7. По фактам неисполнения, ненадлежащего исполнения поручений, служебных обязанностей по требованию префекта, заместителя префекта, руководителя структурного подразделения сотрудник префектуры обязан представить объяснительную записку на имя соответствующего руководителя. ------------------------------------------------------------------ -------------------- Автор сайта - Сергей Комаров, scomm@mail.ru